12 – چرا لازم است دو طرف قرارداد (کارفرما و پیمانکار) ملزم به تنظیم/تأیید برنامه زمانبندی تفصیلی باشند؟
1573 بازدیددر این پست اصرارمان را برای ارائه برنامه زمان بندی تفصیلی و تفاهم طرفین بر روی این سند توضیح می دهیم و تاکید خواهیم کرد چرا این سند به خصوص برای پیمانکار مهم است.
این مسئله هم در قراردادهای دولتی و هم خصوصی به عنوان یک کلید حل مشکلات طرفین و ثبت ادعاهای آن ها خواهد بود و موضوع، اهمیت خودش را در حین انجام تعهدات نشان می دهد.
نگاه در این پست بر روی بستر نشریه 4311 به عنوان شرایط عمومی پیمان که بطور نرم در قراردادها مورد استفاده قرار می گیرد متمرکز خواهد بود.
در خاتمه خواهیم گفت که این سند ادله اصلی مدیریت ادعا در قراردادها است زیرا که طرفین بر روی یک مدرک و یا زبان مشترک برای زمان مند کردن تعهداتشان به توافق می رسند.
موضوع: اهمیت تنظیم برنامه زمانبندی تفصیلی
سؤال: کارفرمایان کلیه تعهداتی که پیمانکار بایستی اجرا کند را در قرارداد اعلام کرده و برای انجام آن زمان تعیین می کنند، ولی پیمانکار چگونه کارفرمای خود را ملزم به زمان مند کردن تعهدات کند؟
جواب: با دو اهرم کارآمد آشنا شويد.
اهرم شماره یک: جلسه شروع یک پروژه یا همان Kickoff Meeting جلسه ای است که طرفین امضاء کننده قرارداد گرد هم آمده و روی سه موضوع اصلی به توافق می رسند.
1- افراد پاسخگو و شرح وظایف و اختیارات طرفین قرارداد
2- تعیین فرصت های زمانی برای تأیید مدارک و نقشه ها و مشخصات فنی
3- ابهامات موجود در نقشه ها، مدارک و مشخصات فنی که از طرف پیمانکار مطرح می گردد.
اگر به هر دلیلی این جلسه برگزار نشود، پیمانکار برای مدیریت ریسک ها و ادعاهای آتی خود بایستی این موارد را مکتوب از کارفرما استعلام بگیرد تا درصورت بروز مشکل بری از هرگونه ادعایی علیه خود باشد.
اهرم شماره دو: تنظیم برنامه زمانی تفصیلی که در آن کلیه تعهدات غیر مالی طرف کارفرما بصورت MileStone مشخص شده باشد.
MileStone فعالیتی است که مدت زمان آن صفر است یا به زبان ساده تر مدت زمان انجام آن برای طرفین مهم نیست، بلکه نقطه انتهایی و تاثیر آن در برنامه زمانی مهم است.
برای من پیمانکار چه اهمیتی دارد که مراحل اداری تحویل زمین جهت شروع عملیات اجرایی چه مقدار به طول می انجامد! بلکه زمان صورتجلسه تحویل زمین برای من مهم است و در برنامه زمانی قابل استناد مي باشد.
سؤال: پیمانکار بایستی چه MileStone هایی را مرتبط با تعهدات کارفرما در برنامه زمان بندی منعکس کند؟
جواب:
1- تأیید انواع پروسه های اجرایی، ایمنی و کیفی توسط کارفرما
2- تأیید مشخصات فنی و کاتالوگ محصولاتی که باید از کارفرما تأیید گرفته شود.
3- تحویل مصالح و تجهیزاتی که تهیه آن بر عهده کارفرما است.
4- تأیید نقشه های شاپ از طرف کارفرما برای شروع عملیات اجرایی
5- صورتجلسه کارهای انجام شده که توسط فعالیت بعدی پوشیده می شود و به تبع آن نوعی پرمیت برای فعالیت بعدی می باشد.
حال هر کدام از موارد گفته شده و تعهد شده دچار تأخیر گردد، می تواند قابل ادعای زمانی و مالی برای پیمانکار باشد.
موضوع: تدارکات و خرید کارگاهی
یک داستان جذاب و یک موضوع حقوقی درمورد مبحث تدارکات و خرید کارگاهی
آقای محمودی مسئول تدارکات کارگاه که فردی جوان است و جویای نام، از جلوی دفتر رئیس کارگاه آقای علی نژاد می گذره که صدای داد و فریاد علی نژاد نظرش رو جلب میکنه.
"آقای محترمی که مثلاً اسمت رو گذاشتی مسئول دفتر فنی، دو هفته مونده به عملیات لوله گذاری تأسیساتی و با این مشخصات فنی فقط یک کارخونه توی شیراز هست که این لوله ها رو تولید می کنه."
آقای محمودی که میخواد خودی نشون بده، درب دفتر رئیس کارگاه رو میزنه و بدون انتظار برای جواب، خودش رو پرت می کنه داخل:
"آقا خیالتون راحت اون با من."
آقای محمودی که شدیداً دل نگران قولی هست که به علی نژاد، رئیس کارگاه داده، سریعاً عازم شیراز میشه و با مدیر فروش کارخانه تولید لوله ملاقات می کنه.
آقای ذهتابی، مدیر فروش، که فردی خوش مشرب هست، حسابی از آقای محمودی پذیرایی میکنه و قول یک هفته دیگه رو برای آماده بودن لوله ها میده. آقای محمودی هم مبلغ رو پرداخت میکنه و بعد از تحویل گرفتن فاکتور راهی تهران میشه.
یک هفته چه عرض کنم، ده روز می گذره اما خبری از لوله ها نمیشه. آقای محمودی تلفن رو بر میداره و خطاب به آقای ذهتابی میگه:
"برادر من، تو که گفتی یک هفته ای آماده است!"
ذهتابی نمیگذاره کلامش منعقد بشه و ميپره وسط حرفش و میگه: "کاکو آماده است دم در کارخانه منتظر بارگیری شماست."
آقای محمودی میگه: "دم در کارخونه! یعنی چی؟! من منتظر تحویل در کارگاه خودم بودم یعنی تهران." و بهت زده زل میزنه به فاکتور و میبینه اصلا محل تحویل زیر فاکتور درج نشده.
بر اساس ماده 375 قانون مدنی: مبیع باید در محلی تسلیم شود که عقد بیع در آنجا واقع شده است، مگر این که عرف و عادت مقتضی تسلیم در محل دیگر باشد و یا در ضمن بیع محل مخصوصی برای تسلیم معین شده باشد.
پس چون در قرارداد دو طرف محل تحویل ذکر نشده و عرفی هم برای این موضوع وجود ندارد، لوله ها بایستی درب کارخانه تحویل شود. البته این موضوع با ثبت در زیر فاکتور و یا قرارداد به راحتی قابل حل است.
موضوع: انواع تعلیق قراردادی
با انواع تعلیق در قراردادها و انطباق آن با شرایط عمومی پیمان مندرج در نشریه 4311 آشنا شویم.
در ساختار حقوقی قراردادها سه نوع تعلیق دیده شده است: 1- تعلیق اختیاری 2- تعلیق قهری 3- تعلیق توافقی
1- تعلیق اختیاری: یک طرف از قرارداد بدون نیاز به ارائه دلیل به طرف دیگر قرارداد این اختیار را دارد که قرارداد را برای مدت معینی مبتنی بر شرایط مندرج در قرارداد معلق نماید. بر اساس بند الف ماده 49، كارفرما مي تواند در مدت پيمان، اجراي كار را براي يك بار و حداكثر سه ماه معلق كند، در اين صورت بايد مراتب را با تعيين تاريخ شروع تعليق به پيمانكار اطلاع دهد.
2- تعلیق قهری: به دلیل شرایط پیش آمده در پروژه که خارج از اراده طرفین، امکان انجام تعهدات قراردادی وجود نداشته باشد، تا مدت معینی مندرج در قرارداد، پیمان معلق می گردد. بر اساس ماده 43، حوادث قهری مصداق تعلیق قهری است به شرط آنکه "حادثه خارج از كنترل دو طرف پيمان باشد و در منطقه اجراي كار وقوع يابد و ادامه كار را براي پيمانكار ناممكن سازد."
اصولا شرایطی را فورس ماژور می نامند که دارای چهار ویژگی باشد:
1- غیرقابل پیش بینی 2- غیرقابل پیش گیری 3- خارج از اراده دو طرف پیمان 4- عدم امکان برای انجام تعهدات
3- تعلیق توافقی: تعلیقی که با توافق طرفین برای مدت معینی صورت می گیرد و در صورت عدم توافق یک طرف قرارداد مشمول خاتمه پیمان می گردد.
بر اساس بند "د" ماده 49، در صورتي كه تعليق بيش از 3 ماه ضروري باشد، كارفرما مي تواند با موافقت پيمانكار، مدت تعليق را براي يك بار و حداكثر 3 ماه، با شرايط پيش گفته افزايش دهد. در صورت عدم موافقت پيمانكار با تعليق بيش از 3 ماه، پيمان خاتمه يافته و طبق ماده 48 عمل مي شود.
همانطور که دقت کردیم در تمامي تعلیق ها، قانون گذار برای تعلیق سقف تعیین می کند که بعد از عبور از این مرز مشخص می کند وضعیت دو طرف پیمان نسبت به تعهدات قراردادی چگونه است.
براساس بند ب ماده 5 شرایط عمومی پیمان، برنامه زمانی تفصیلی، همان برنامه زمانی کلی می‌باشد که تا کوچکترین عنصر برنامه‌ریزی شکسته شده است.
المانهای تشکیل دهنده برنامه زمانی را می توان به دو دسته تقسیم کرد:
دسته اول فعالیت های زمان مند که می توان در تعریف ساده گفت المانهایی که دارای نقطه شروع و پایان بوده و در واقع می توان برای آنها مدت زمان انجام کار تعریف کرد. حال برای شکست پروژه باید بدانیم کوچکترین عنصر برنامه ریزی چه خصوصیاتی دارد:
1- قابلیت انطباق با فهرست بهای منضم به پیمان به دلیل اینکه بتوان برای فعالیت ارزش مالی و یا ضریب مالی قایل شد
2- قابلیت صورت برداری و تنطیم صورتجلسه داشته باشد یا به زبان ساده با امکان کمی گذاری روبرو باشد.
3- قابلیت انتساب زمان شروع و پایان داشته باشه
4- امکان تخصیص منابع و هزینه که این موضوع برای کنترل هزینه و ردیف های مالی حسابداری پیمانکار حایز اهمیت است و از طرفی برای کارفرما قابلیت کنترل منابع و مکفی بودن آن برای انجام چند فعالیت موازی با منابع یکسان را به همراه خواهد داشت.
5- عدم قابلیت شکست به المان ریزتر که دارای چهار خصوصیت بالا را داشته باشد وگرنه پیمانکار باید باز اقدام به شکست بیشتری را در دستور کار قراردهد پس اصطلاحی که به عنوان سطح شکست در قراردادها نوشته می شود بی معنی است ممکن است در پروژه ای تا 5 سطح این اتفاق بیفتد و در پروژه دیگری تا 10 سطح و حتی بیشتر لازم به شکسته شدن باشد. تعداد سطوح بسته به نیاز طرفین قرارداد خواهد بود. بطور مثال قابلیت شکست ارتفاعی و یا سطوح و یا محوری به دلیل کنترل دقیق تر در یک حوزه گسترده عملیاتی برای هر کدام از طرفین امکان مونیتور بهتری ایجاد می کند.
اما دسته دیگری از المانهای برنامه زمانی ، فعالیت هایی هستند که تنها نقطه پایان آن برای طرفین اهمیت دارد و زمان انجام آن اصلا مهم نیست و یا قابل حصول نمی باشد اصطلاحا به این فعایلت ها Milestone می گوییم و استفاده اصلی آن ها درج زمان مند تعهدات طرفین خواهد بود.
این المان ها می تواند یا شامل شروط حقوقی باشد که در متن قرارداد جز تعهد یک طرف نوشته شده است مثلا بیمه مسیولیت مدنی و یا بیمه تمام خطر یا شامل شروط تضمین و یا تایید تعهدات است که مثال عمده آن تایید مدارک فنی مانند نقشه شاپ و مشخصات فنی متریال خواهد بود که پیش نیاز شروع فعالیت های دیگره.
بعد سوم اهمیت این المان ها شروط کاهش تعهدات هست که تا تایید صحت یک موضوع پیمانکار اجازه شروع فعالیت بعدی را نخواهد داشت مثل عملیات پوشیده شده و یا آزمایشات مربوطه.
بعد چهارم شروط اقرار به عملیات انجام گرفته به منظور تضمین ثبت تایید عملیات توسط کارفرما برای خیال راحتی پیمانکار جهت صدور صورت وضعیت.
بعد پنجم و بعدی که همیشه همراه با گلایه های پیمانکاران در حین انجام تعهدات است ثبت پروسه خرید و تدارکات کالا می باشد در صورت تایید کارفرما پیمانکار می تواند برای آیتم های انجام شده قبل از ورود کالا به کارگاه نیز ضریب وزنی مالی درخواست نماید.
اجازه بدید برای اینکه شما رو صد در صد قانع کنم به اهمیت برنامه زمانی تفصیلی، خدمتتون عرض کنم 5 ماده مهم در شرایط عمومی تحت تاثیر این سند قرار دارند:
ماده 30 اگر در طول پیمان تغییری در تعهدات طرفین صورت گیرد این سند به ما می گوید چگونه می توان تاثیر زمانی بر مدت پیمان را محاسبه کرد.
ماده 46 بند الف 5 ، اهرم فشار کارفرمایی هست که می تواند مانند چماقی بالای سر پیمانکار برای تاخیر در انجام حتی جزیی ترین فعالیت پیمان باشد
ماده 36 ملاک محاسبه در صد پیشرفت پروژه برای پرداخت قسط سوم پیش پرداخت. البته اگر ملاک پیشرفت مالی بر اساس صورت وضعیت های تاییدی توافق نشده باشد.
بر اساس ماده 39 ملاک تحویل موقت تکمیل عملیات موضوع پیمان است و بر اسا بند الف ماده 25 به شرطی اجرای کار در شب مجاز است که در برنامه تفصیلی ، پیش بینی شده باشد.
پس هرچند تاخیر در ارائه برنامه زمانبندی بیش از نصف زمان تعیین شده دارای سانکسیون پرخطری مانند فسخ پیمان می‌باشد ولیکن این پارامتر می‌تواند اهرم بسیار مهمی‌در اختیار پیمانکار به منظور ثبت زمان‌های در تعهد کارفرما برای تاییدیه‌های لازم باشد و در نهایت تثبیت تاخیرات مجاز است.
بنابراین برنامه زمانبندی تفصیلی بایستی شامل کلیه مایلستون‌ها و پیش‌نیازهای خارج از تسلط پیمانکار باشد و به تایید مهندس مشاور و کارفرما رسانده شود. پس در زبانی ساده و نمایش شده در جدول پیش رو به واسطه صدور این سند ، امکانات زیر برای هر یک از طرفین ایجاد خواهد شد:
امکاناتی که با تفاهم بر سر برنامه زمانی تفصیلی برای طرفین قرارداد ایجاد می گردد | |
مشخص کردن زمانی برای الزامات و پیش نیازهای هر فعالیت | مشخص کردن زمان برای تعهدات مصالح و تجهیزات کارفرما |
مشخص کردن زمان برای فعالیت ها | مشخص کردن زمان برای تعهدات ارایه مستندات و طرح |
مشخص کردن زمان برای تحویل محصولات میانی | مشخص کردن زمان برای تاییدیه عملیات و مستندات صادر شده از طرف پیمانکار |
مشخص کردن زمان برای تحویل محصولات انتهایی | مشخص کردن زمان برای انجام تعهدات مالی و مجوزهاو…. |
توافق برروی زمان مند کردن تعهدات، راهنمای رسیدگی به ادعاهای طرفین است.
قرارداد به صورت نرم توسط کارفرما تنظیم می شود پس ضمانت اجرایی تعهدات همراه با زمان مجاز برای تاخیر در تعهدات را در قرارداد مشخص می کند.
نمونه بارز این مسیله بند "الف-5" ماده 46 شرایط عمومی پیمان:
" تاخير در اتمام هر يك از كار‌هاي پيش بيني شده در برنامه تفصيلي، بيش از نصف مدت تعيين شده براي آن كار"
متقابلا پیمانکار بایستی سندی داشته باشد که تعهدات کارفرما در آن زمان مند شده تا بعدا بتواند ادعاهای مالی و زمانی را داشته باشد و بهترین بستر برای موضوع برنامه زمانی تفصیلی است.
هیچ دیدگاهی نوشته نشده است.