اسناد و مدارکی که در حین انجام تعهدات تنظیم می شود،  به عنوان یکی از اجزای لاینفک قرارداد می باشد .

این اسناد شامل صورتجلسه، دستور کار یا تغییر کار، ابلاغیه و یا نقشه ها و مشخصات فنی است.

ولیکن سه شرط در ماده 2 موافقتنامه برای سلامت و صحت این اسناد ذکر شده است:

1. بر اساس مفاد پیمان باشد: یعنی اگر صورتجلسه و یا ابلاغیه و یا دستورالعملی صادر شود ولی با موضوع و مفاد پیمان مغایرت داشته باشد حتی در صورت پذیرش طرفین، باطل می باشد.
2. در مدت اجرای کار تنظیم شود: یعنی سند و مدرکی که خارج از دامنه زمانی بین طرفین توافق گردد از مدار پذیرش خارج می شود.
3. تایید طرفین پیمان: مدارکی مورد استناد در محل اختلافات خواهد بود که مورد تایید دوطرف پیمان و یا نمایندگانشان قرار گرفته باشد.

مشاهده ویدئو و توضیحات بیشتر