گامهای ارائه پیشنهاد قیمت در مناقصه:

برای بررسی و ارائه پاسخ به سوال اصلی در ابتدا بایستی بدانیم نحوه اصولی ارائه ضریب پیشنهاد قیمت چیست و از چه گام هایی تشکیل شده است:

گام 1: بررسی همه جانبه اسناد پیمان و مشخص کردن نواقص, معایب و تناقضات اسناد زیر جهت شفاف سازی و تعیین میزان تاثیر در قیمت های ارائه شده:

• نقشه ها و مشخصات فنی قراردادی
• شرایط درج شده در موافقتنامه، شرایط عمومی و خصوصی پیمان
• بررسی مشخصات و توضیحات برنامه زمانی کلی مندرج در قرارداد
• بررسی مشخصات و توضیحات مندرج در فهرست بهای منضم به پیمان
• بررسی مشخصات فنی و اطلاعات مربط به فروشندگان و تامین کنندگان کالای مجاز
• بررسی پروژه به صورت بازدید محلی و تعیین شرایط جغرافیایی و دسترسی ها
• بررسی ذی نفعان حقیقی و حقوقی محتمل در پروژه

گام 2: بررسی اینکه تمام تعهدات قراردادی و نقشه های اجرایی در فهرست بهای منضم به پیمان منعکس گردیده است و تعیین جدولی از ریسک های موجود قراردادی، به خاطر داشته باشیم که اصل مهم قراردادی انطباق ریسک های قراردادی با درآمد ایجاد شده می باشد.

گام 3: تعیین پروسه اجرایی عملیات تعهد شده و متناسب با آن مشخص کردن کارهایی که قرار است بصورت برون سپاری واگذار شود و کارهایی که بصورت امانی با نیروهای سازمان پیمانکار انجام می شود.

گام 4: استعلام قیمتی از طرف های کاری عملیاتی که قرار است برون سپاری شود با انعکاس کلیه شرایط درج شده در اسناد مناقصه اصلی.

گام 5: مشخص کردن نیروی انسانی و ماشین آلات و مصالح و نحوه حمل برای ردیف هایی که بصورت امانی توسط سازمان پیمانکار انجام می شود. ماشین آلات و ابزارآلات به دو دسته تحت تملک و اجاره ای مورد نیاز در پروژه و تعیین بار مالی هریک تقسیم بندی می گردد. تعیین مصالح و متریال و تجهیزات مورد نیاز در پروژه که پیمانکار در انبارهای خود دارد و تعیین ارزش مالی بر اساس قیمت روز برگزاری مناقصه ثبت گردد.

گام 6: تعیین هزینه ردیف های فهرست بهای منضم به پیمان بر اساس دو گام قبلی برای آیتم هایی که 80% وزن قیمت کل پروژه را تشکیل می دهند و تعیین ضریب قیمتی با حاصل تقسیم مجموع حاصل شده بر مجموع برآورد شده مبنای مناقصه. باید به این نکته توجه شود که دو نوع هزینه حتی اگر در فهرست بها دیده نشده است باید به صورت کسر اضافه گردد:

1- در توضیحات فصل فهرست بها به آن اشاره شده و اعلام کرده در قیمت در نظر گرفته شده است.

2-در مشخصات فنی پیوستی به صراحت ذکر شده که پیمانکار باید این ردیف را در محاسبات خود در نظر بگیرد.

گام 7: مشخص کردن ردیف های تجهیز کارگاه به دو قسمت تجهیز اولیه و مستمر در کارگاه و تعیین ارزش مالی تجهیزات، ابزارآلات و ماشین آلات در سه دسته:

• تحت تملک پیمانکار قرار دارد.
• بایستی خرید شود ولی می توان بصورت دارایی ثابت روی آن حساب کرد.
• بایستی خرید و یا اجاره شود و بعد از پروژه از دارایی های پیمانکار حذف می گردند.

گام 8: مشخص کردن هزینه های بالاسری پروژه به تفکیک پنج قسمت ذیل:

• هزینه های ثابت که پیمانکار نمی توان در آن تغییری ایجاد کند. این موضوع شامل بیمه قراردادی برابر با 7.8%برای قراردادهای عمرانی و هزینه ضمانت نامه ها برابر 1% مبلغ پیمان می باشد.
• هزینه هایی که تصمیم آن بر عهده هیات مدیره شرکت پیمانکار است و بر اساس سیاست سازمان تعیین می شود. این موضوع شامل سود پروژه و مالیات بر سود است که بر اساس قانون 25% سود لحاظ شده ثبت می گردد. این عدد در قراردادهای عمرانی دارای سقف 8% می باشد.
• هزینه های بالاسری که تنها به یک پروژه تخصیص داده نمی شود. این هزینه ها شامل هزینه بالاسری دفتر مرکزی می شود که بایستی بر اساس پروژه های انجام شده قبل بطور مرتب از طرف واحد مالی به واحد مسئول شرکت کننده در مناقصه گزارش گردد. این هزینه ها بسته به تعداد پروژه جاری در شرکت بوده ولی دارای سقف 1%خواهد بود.
• هزینه های بالاسری که مختص به یک پروژه در نظر گرفته می شود و شامل هزینه حقوق نیروی انسانی و تیم پروژه و سایر هزینه های جاری کارگاهی می شود . این ضریب در محاسبه بالاسری با سقف 8% در نظر گرفته می شود ولی بسته به این دارد چه تعداد از نیروهای سازمانی استفاده می شود و چه تعداد از بیرون سازمان جذب می گردد و آیا این امکان وجود دارد وظایفی را بصورت موازی در پروژه به افراد سازمانی واگذار کرد.
• هزینه های عملیات مالی یا هزینه های سرمایه گذاری که شامل خواب تنخواه در گردش و پیش پرداخت می باشد. این هزینه ها دارای سقفی برابر 1.5% مبلغ پیمان است که می تواند یک بافر اطمینان برای ساختار پروژه با دستور مدیریت باشد.

گام 9: هزینه های برآورد شده ردیف های فهرست بهای منضم به پیمان و هزینه تجهیز کارگاه جمه می گردد و این مجموع در ضریب بالاسری حاصل شده در Step08  ضرب می شود تا قیمت پیشنهادی کل پیمانکار برای ارائه در پاکات مناقصه بدست آید.

گام 10: ضرایب پیشنهادی جزء یا فصول به همرزاه ضریب پیشنهادی کل برای مدیران جهت تصمیم گیری نهایی ارسال می شود. در این قسمت مدیران با توجه به شرایط شرکت پیمانکار و شرایط مناقصه و کارفرما و شرایط محیط حاکم بر پروژه، تصمیم می گیرند تغییراتی در قیمت بدهند ولی این تغییرات ذاتا به دو دلیل است یکی احتمال موفقیت در مناقصه را بالا ببرند و دیگری احتمال شکست در پروژه را بعد از انعقاد قرارداد، پایین بیاورند. این ساختار در سیستم های سنتی به عنوان یک شم تجاری شناسایی می شود که در واقع شامل تحلیل رقبا و تحلیل بازار عملیات و انعطاف پذیری سازمان پیمانکاری می شود.